News & Rumors: 5. February 2019

Büroumzüge planen – wie lässt sich die Planung optimieren?

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Wenn ein Büro umzieht, ist das mehr als das bloße Bewegen von Schreibtischen, Containern oder Computern. Die wenigsten Unternehmen können es sich erlauben, den Betrieb einfach eine Woche stillzulegen, stattdessen sind sie auf einen möglichst reibungslosen und kurzen Verlauf angewiesen. Damit das gelingst, ist die Organisation des Umzugs das oberste Gebot. Wie diese funktioniert und wie die Abläufe möglichst bestehen bleiben, zeigt dieser Artikel.

Raumplanung

In den seltensten Fällen stimmen die Räumlichkeiten des alten und des neuen Büros baulich überein. Der Umzug ist noch leichter, wenn die Räume allgemein größer werden.Doch selbst hier gibt es Hürden. Verkleinert sich ein Unternehmen jedoch zumindest teilweise, kommt es auf das eigene Geschick an. Generell gilt:

  • Skizzen erstellen – dies ist auch für beauftragte Umzugsfirmen wichtig. Für jeden einzelnen Raum sollten genaue Skizzen erstellt werden, die erklären, wohin welche Möbelstücke kommen. Hier gilt es, genau zu berechnen, welche Stellflächen benötigt werden. Haken gibt es immer dann, wenn Schreibtischgruppen existieren und diese gemeinsam umziehen müssen. Je nach baulicher Veränderung kann es gut sein, dass diese Doppel- oder Vierertische nicht mehr wie gewohnt in einen Raum passen.
  • Anschlüsse beachten – sie sind das größte Manko in der heutigen Zeit. Passen die Möbel wie gewünscht in die neuen Räumlichkeiten, kann es bei den Anschlüssen zu Problemen kommen. Computer und Drucker müssen mit Strom versorgt werden, die Telefone müssen an den Strom und an die Leitung angeschlossen werden. Zuletzt verbleibt die Internetproblematik. Wie gehen die PCs ins Netz? WLAN ist hier oft die simplere Lösung, doch ist diese auch langsamer.
  • Sicherheiten planen – beim Umzug hilft es, nicht sogleich ganze Büros umzuziehen, sondern sich ein Sicherheitsnetz in den alten Räumen zu erhalten. Aus jeder Abteilung kann ein Arbeitnehmer zuerst im alten Büro im »Notbetrieb« verbleiben. So bleibt sichergestellt, dass der Betrieb halbwegs aufrechterhalten bleibt, wenn es am neuen Ort zu Problemen kommt.

Mindestens so wichtig, wie die Platzierung der Möbelstücke in die neuen Räumlichkeiten ist, die Fenster und den Lichteinfall zu berücksichtigen. Unternehmer sollten genau schauen, wann die Sonne in die Fenster scheint – gerade dann, wenn es keine ordentlichen Jalousien oder Rollläden gibt. Wer dieses Detail bei sonnendurchfluteten Räumen vergisst, wird schnell erneut umräumen müssen, da die Mitarbeiter schlichtweg nicht sehen, was sich auf den Bildschirmen befindet.

Große Geräte transportieren

Viele Unternehmen beauftragen zwar für Großmöbelstücke und kostspieliges Inventar ein Transportunternehmen, wollen aber die anderen Bereiche des Umzugs möglichst selbst übernehmen. Diese Maßgabe ist nicht verkehrt, zudem spart sie Kosten. Doch spätestens bei der Frage, wie große Bürodrucker oder Aktenschränke in das neue Reich kommen, werden die Antworten knapp. Dabei gibt es hier tolle Hilfen:

  • Rollbretter – sie sind in vielen Größen erhältlich und bilden praktisch einen Schlitten unter einem Gegenstand ab. Dank der Rollen lassen sich nun auch schwere und unhandliche Teile gut bewegen. Die Voraussetzung ist, dass einzig ebenerdige Flächen vorhanden sind. Wichtig ist zudem, Rollbretter in mehreren Größen zu nutzen, da sie jeweils andere Gewichte bewegen können und da auf den schmalen Brettern größere Schränke oder Geräte nicht sicher transportiert werden können. Dies hängt natürlich auch von der Stabilität der Kugellager und des Materials ab.
  • Rollcontainer – sie sind ideal für Kleinteile, die sich im Büro ansammeln. Druckerpapier, Bürozubehör, auch Telefone, Tastaturen und Mäuse können in ihnen sicher bewegt werden. Auch die Container sind in mehreren Größen verfügbar.
  • Hutschen – auch sie dienen dem Transport von Stücken. Wichtig ist, direkt auf eine Hutsche zu setzen, die auch für Treppen geeignet ist. Sie besitzen zusätzliche Räder, die das Herauf- und Herunterschieben auf Treppen erleichtern und verhindern, dass die transportierten Gegenstände erschüttert werden.

Für welche Hilfsmittel sich ein Unternehmen entscheidet, so bleibt immer gleich, dass die Transportsicherung selbst auf ebenen Flächen gewährleistet sein muss. Sowohl auf Rollbrettern als auch auf Hutschen sind Transportgurte und Transportbänder wichtig, damit die Gegenstände nicht durch die Bewegung herunterrutschen. Sinnvoll ist es, die Stücke zusätzlich mit Decken zu sichern. Sie verhindern, dass die Bänder in die Stücke einschnüren und sie beschädigen. Bei schlechtem Wetter schützen sie zudem leicht vor Nässe.

Zeitliche Planung

Die Maßgabe ist, möglichst einen Tag zu viel einzuplanen, als einen zu wenig. Generell darf der Umzug erst stattfinden, wenn die technischen Anforderungen erfüllt wurden. Bevor also die Leitungen freigeschaltet sind, lohnt sich ein Umzug nicht, da kein Telefon und Internet besteht. Ansonsten gilt:

  • Wochenende – das Wochenende bietet sich durchaus an. Kleinere Umzüge lassen sich an den freien Tagen gut bewältigen, obgleich das Wochenende auch bedeutet, dass eventuell benötigte Techniker nicht erreichbar sind.
  • Reihenfolge – wie bereits erwähnt, sollte ein Kernteam am alten Ort verbleiben, um sicherzustellen, dass der Betrieb aufrechterhalten bleibt. Ansonsten können Unternehmen selbst überlegen, ob sie die wichtigsten Bereiche zuerst oder doch erst die weiteren Abteilungen umziehen. Wichtig ist stets, dass alle Mittel, die für die Arbeit gebraucht werden, schnell am neuen Ort sind. Dekorationen, auch Möbel für Meeting- oder Sitzungsräume, die Möblierung des Pausenraums oder der Kaffeeküche – dies sind Stücke, die während der ersten Arbeitswoche in der neuen Umgebung nachgereicht werden können.

Kaum ein Büroumzug verläuft völlig nach Plan. Daher ist es unumgänglich, die wichtigsten Technikernummern parat zu halten. Es spielt keine Rolle, ob der Drucker im zweiten Büro nicht funktioniert, das Internet in Raum Nummer 3 ausfällt oder die Telefonanlage im Chefbüro nicht funktioniert: All diese Szenarien sind schlimm und müssen umgehend behoben werden. Sinnvoll ist es, gleich einen Techniker in den Umzug einzubinden, damit dieser dafür sorgen kann, dass die wichtigsten Anforderungen erfüllt sind.

Fazit – den Umzug nicht unterschätzen

Gerade, wenn es sich bei Umzügen im gleichen Gebäude oder über kurze Wegstrecken handelt, neigen Unternehmer dazu, sie zu unterschätzen. Dabei kann sich ein Umzug auf die andere Flurseite als ebenso schwierig erweisen, wie ein Umzug ans andere Stadtende. Wichtig ist immer, dass die Planung vorab stimmt und dass für den Notfall vorgesorgt wird. Denn auch das kennt jeder aus dem privaten Bereich: Kein Umzug verläuft völlig nach Plan und irgendwas geht immer schief.



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